一是全面查找文件，规范文件格式。通过到档案馆查找市编办机构编制纸质存档文件和有关部门机构编制文件等方式，全面汇集了各部门、单位成立（设立）以来的涉及职能、机构、编制、职数等所有调整变化文件，扫描并按单位整理成统一规范的PDF格式。共收集扫描整理市直600余个单位截止2015年6月底的文件3100余份，时间跨度30余年。

二是依托信息系统，建立电子台账。将整理好的电子文件分单位逐份导入了省编办开发的机构编制综合管理信息系统，将发文时间、文号、发文标题、文件主要内容及涉及的机构、编制、职数增减变化情况等逐项录入，形成了一目了然的电子台账。市编办各业务科室及有关单位均可按权限登录系统共享查阅。按时间顺序对调整变化情况进行了梳理并与现有纸质台账进行核对，确保了文件、台账准确无误。

三是建立长效机制，实现动态更新。为做到电子文件、台账的实时动态调整，在初次建库、建账完成后，对市编办相关职能科室信息维护责任分工及发文后更新时限进行了明确，确保其“活”起来，更好地发挥作用。在市级工作完成后，对所属县区的机构编制文件沿革的电子化提出了指导性的意见，做到了全市工作一体推进。